Microsoft Dynamics CRM & Co

John O´Donnell hat auf Channel 9 ein Wiki zum Thema Microsoft Dynamics CRM eingerichtet. Die Intention mit diesem Wiki die zahlreichen Informationen zum Thema Microsoft Dynamics CRM in einem Online-Dokument zu sammeln, wird natürlich auch von mir unterstützt. Ich darf alle Leser an dieser Stelle animieren, sich an diesem Wiki zu beteiligen und es aktiv mit "Leben" zu füllen. So dürfte bereits binnen kürzester Zeit ein Register entstehen, dass die zahlreich verteilten Informationen zentral bündelt.

Thanks John for this great way sharing information !

...heute mal ein Praxistipp auf Grund eines aktuellen Supportfalls zum Thema Workflow und Aktualisierung eines Attributes.

Workflows helfen uns, tägliche Arbeiten mit Microsoft Dynamics CRM zu erleichtern und können uns so manche Aufgabe abnehmen. Im besagten Fall hatte sich ein Kunde eine Anpassung einrichten lassen, die es Ihm ermöglichte die aktuelle Entitäts-URL in einem Attribut zu speichern. Dies wurde über einen Workflow gesteuert. Soweit so gut. Nun wurde das Attribut aber leider als "Text"-Attribut angelegt und nicht als "URL"-Attribut. Dies hätte den Zugriff auf die URL erleichtert, da man den Inhalt des Text-Attribut-Feldes zunächst in die IE Adressleiste kopieren musste, während der Inhalt eines URL-Attributes, gleich als Hyperlink angezeigt wird.

Gesagt, getan - dachte sich der Kunde und wollte das Attributsfeld in ein URL-Attribut ändern. Dies ist jedoch nachträglich nicht möglich, weshalb er sich ein neues Attributsfeld passenden Typs einrichtete und den Workflow entsprechend auf das neue Feld anpasste. Die Workflow-Logik funktionierte, jedoch störte (optisch) nunmehr das alte Attributsfeld.

Also wurde noch einmal das Entitätsformular angepasst, das Feld aus dem Formular entfernt, anschließend veröffentlicht - doch siehe da: Beim Versuch das Attribut zu löschen, bekam er eine Fehlermeldung. Das Attribut wäre noch Bestandteil des Workflows ;-(.

Nun, das Attribut wieder dem Formular hinzugefügt, dieses veröffentlicht und den Workflow bearbeitet. Nachdem dieser wieder auf unveröffentlicht gesetzt wird, lässt er sich bearbeiten. Und was soll man sagen: In dem alten Attributsfeld stand noch der Dynamische Wert. Diesen also ebenfalls gelöscht, den Workflow erneut veröffentlicht. Anschließend das Formular bearbeitet und dort das Attribut entfernt. Die Entität veröffentlicht und sodann der erneute Versuch, das Attribut zu löschen. Doch wieder kein Erfolg, denn noch immer sagt die Fehlermeldung das Attribut wäre Bestandteil eines Workflows und könne daher nicht gelöscht werden.

Doch dem verzweifelten Kunden konnte geholfen werden. Da mit dem ursprünglichen Workflow bereits Feldaktualisierungen (altes Attribut) durchgeführt wurden und diese in der Workflow-Umgebung (Einstellungen - Workflows) als "abgearbeitet" stehen, kann das Attribut nicht gelöscht werden. Zunächst sind daher alle Workflows aus der Liste der durchgeführten Workflows zu löschen. Im Anschluss ist dann das Attribut auch wieder zu löschen.

Drum merket auf: Vorsicht bei der Anlage von Attributen und Auswahl des Attributtyps !

Denn sollten bereits zahlreiche Workflows abgearbeitet im System verweilen, könnte die Löschaktion sehr zeitraubend sein. Und in diesem Fall wäre es ratsam das alte Attribut zu erhalten und lediglich zu aktualisieren, z.B. mit dem Präfix "alt_" versehen oder dergleichen.

In diesem Sinne...

[Anmerkung: Leider durften hier keine Bilder veröffentlicht werden - diese hätten vielleicht den ein oder anderen Punkt veranschaulicht]

Mein heutiges Kurzvideo beschäftigt sich mit einem Thema, welches auch in den Foren der MSCRM-Community immer wieder gern nachgefragt wird: Den Zuordnungen.

Was bewirken eigentlich Attributs-Zuordnungen (Mappings)? Sie sind praktisch, wenn es darum geht Felder zu synchronisieren und begegnen uns beispielsweise in der Konvertierung eines Leads in einen Kontakt und/oder Firma. Die Adressinformationen des Leads werden dabei 1:1 übernommen. Nun gibt es weitere Möglichkeiten, wie Workflows, Plug-Ins oder auch JavaScript, um die Adressinformationen ebenfalls zu synchronisieren, doch in so mancher Praxis ist der Weg über die Zuordnungen ebenso praktisch, wie nützlich.

In meinem Beispiel habe ich für einen Kunden eine Bewerbungs-Entität hinzugefügt und mit einer N:1 Verknüpfung mit der Entität Kontakte verknüpft. Lege ich nunmehr eine neue Bewerbung für den Kontakt an, so aktualisieren sich die Adressinformationen nicht automatisch. Denn die Anlage nur der Verknüpfung ist nicht ausreichend. Es wird lediglich eine Zuordnung (die ID) im Standard angelegt.

Es bedarf ebenfalls der Anlage so genannter Benutzerdefinierter Zuordnungen. Nachfolgend seht Ihr die Vorgehensweise:

Besonders zu beachten ist hierbei, dass die Attribute zwingend vom gleichen Typ sein müssen. Und damit mir kein Datensalat entsteht, sollte ich auch unbedingt darauf achten, dass die Feldlängen übereinstimmen. Daher habe ich für das Attribut "Telephone" in meinem Beispiel die Feldlänge von 60 auf 50 korrigiert.

So, damit sollten wieder einmal einige Fragezeichen beantwortet sein. Viel Spass wünsche ich Euch - bis zum nächsten Tipp.

Da ich neben neuen Projekten mit CRM 4.0 auch in zahlreichen Upgrade-Projekten unterwegs bin und hier des öfteren gefragt werde, welche Schritte es bei dem Upgrade von Version 3.0 auf Version 4.0 zu beachten gilt, erlaube ich mir an dieser Stelle den Verweis auf http://blogs.msdn.com/crm/archive/2008/05/01/upgrading-to-crm-4-0.aspx.

In diesem Beitrag wird ganz ausführlich auf die einzelnen Schritte eingegangen und ganz nebenbei werden noch weitere Tipps gegeben - insbesondere die Verweise auf einige KB-Artikel, die man in diesem Zusammenhang ebenfalls unbedingt beachten sollte. Klare Empfehlung: lesenswert !

Viel Spass mit Microsoft Dynamics CRM.

...bereits im Februar diesen Jahres hatte Jason Farmer von Customer Effective auf den Blog-Seiten über ein Sync Issue Problem nach der Client-Installation von Microsoft Dynamics CRM 4.0 berichtet.

Er hatte ebenfalls einen Workaround beschrieben, um sich zumindest vorläufig der Flut an Nachrichten zu entledigen. Mit der Praxis ist dies jedoch nicht kompatibel gewesen, nutzen doch zahlreiche Firmen die Funktion der freigegebenen Kalender - insbesondere in Outlook 2007, um Termine effizienter planen zu können.

Das dies kein "kleines" Problem gewesen ist, zeigt die Wartezeit auf einen entsprechenden Hotfix. Doch seit gestern ist der Hotfix unter der KB 949086 erschienen.

Damit ist nunmehr die Möglichkeit gegeben auch die freigegebenen Kalender oder Kontakte wieder als Funktion innerhalb von Outlook zu nutzen, ohne dabei zu riskieren, dass der Synchronisierungsordner "überläuft".

... mal etwas in eigener Sache. Ende März / Anfang April war es an der Zeit die Refresher Kurse für Microsoft Dynamics CRM 4.0 zu besuchen.

4 Tage lang hieß es die Neuerungen kennen zu lernen und vor allem gespannt zu sein, was es Neues auszutauschen gilt, was man zukünftig in den Projekten umsetzen sollte und natürlich der Wissensaustausch in der Gruppe.

Der nächste Schritt ist nun die Zertifizierung unter CRM 4.0 sobald die Prüfungen Mitte Mai/Anfang Juni hierfür zur Verfügung gestellt werden.

Besonders wertvoll während den Trainingstagen finde ich den Wissensaustausch mit anderen Gruppenteilnehmern. Und so wurde auch in diesem Kurs wieder bestätigt, dass besonders die Community dazu beiträgt, Räder nicht permanent neu zu erfinden und die ISV-Angebote im Markt noch bekannter zu machen.

Sehr gute ISV-3rd-Party-Lösungen existieren bereits rund um die Microsoft Dynamics CRM 4.0 Lösung. Weniger bekannt scheinen jedoch die zahlreichen Lösungen, die kostenlos auf den Code-Portalen codeplex oder MSDN Code Gallery zur Verfügung gestellt werden.

den CRM Entwicklern ist es ein Begriff "Umgang mit den Anpassungsdateien" (Customization.ZIP). Philip Richardson hat die Tage auf seinem Blog über sein Add-In "CRM 4.0 Customization Version Add-In" berichtet und ich möchte Euch heute von meinen praktischen Erfahrungen mit diesem Add-In berichten. Doch zuvor: Thanks Phil' for this awesome tool - it helps saving time. Quick & easy install and source code on top.

Zur Vorbereitung, was das Tool leistet:
Vorab der Anpassung einer CRM-Installation bietet es sich immer an, den aktuellen Stand der Anpassungen in einem XML - File zu sichern. Üblicherweise bedient sich der Entwickler hierzu der Export-Routine aus dem CRM System heraus und sichert sich die erzeugte .zip-Datei auf einem Verzeichnis weg. Diese Sicherung kann helfen, den ursprünglichen Zustand wieder herzustellen. Das Add-In erzeugt nunmehr eine eigenständige Entität, die unter Einstellungen in der Navigation wieder zu finden ist. Der Anwender kann nun manuell einen neuen Eintrag erzeugen, einen Namen für die Anpassungsversion vergeben und die Anpassungsdatei als Anlage zu einer Notiz hinzufügen.

Doch das Add-In bietet noch mehr. Ein Plug-In sorgt im Hintergrund automatisch dafür, dass bei einem "Veröffentlichen" der Anpassungen jeweils die aktuell vorliegenden Anpassungen in einer Datei "weggeschrieben" und im System anschließend als neuer Versionseintrag zur Verfügung stehen. Kleiner Hinweis: Benannt wird die Version nach Veröffentlichungsdatum und Uhrzeit in UTC-Zeit. Ich habe daher das in der neuen Entität angelegte Attribut "createdon" angepasst und von einem reinen Datumsfeld auf Datums & Zeit-Feld umgestellt. Somit wird mir in der Ansicht nunmehr auch die Uhrzeit angezeigt, wann die Datei erzeugt wurde.

Zur Installation:

Und hier die Auswirkungen im CRM System:

   
Navigation vor und nach der Ausführung der Installation.

So zeigt sich die neue Entität im System.

Und nachdem ich eine Anpassung im System veröffentlicht habe, hat das Plug-In im Hintergrund einen neuen Eintrag erzeugt und die Anpassungsdatei (.zip) als Anlage zur Notiz abgelegt.

...schon ein paar Tage her seit meinem letzten Beitrag. Durch die Projektarbeiten hat sich einiges angestaut, was berichtet sein will. Hier einer der "beliebtesten" Bugs gleich neben dem Geburtstags-Bug - Eine gesetzte Nachverfolgungsaktion bleibt, wenn Sie via Form-Assistent  erzeugt wurde trotz Eintragung eines anderen Besitzers im Assistenten bei Klick auf Speichern und Öffnen bei dem ursprünglichen Besitzer. Besonders ärgerlich, wenn man sich mittlerweile auf derartig geliebte Schnelleditierung einer Nachverfolgung mit dem Assistenten verlässt und per Speichern den Dialog beendet. Auch dann bleibt die Nachverfolgungsaktion im Besitz des Erstellers.

Microsoft hat hierzu unter KB 948008 einen Hotfix veröffentlicht. Dieser korrigiert das Verhalten und es lassen sich Nachverfolgungsaktionen auch wieder erfolgreich zuweisen.

Damit sei jedem CRM Administrator noch einmal empfohlen, entweder unter diesem Link die Einträge zu studieren oder aber gezielt unter diesem Link Updates & Hotfixe veröffentlicht für Microsoft Dynamics CRM 4.0 zu finden.

Dabei möchte ich noch einmal darauf hinweisen: Nicht JEDER Hotfix muss auch in jeder Installation eingespielt werden. Es betrifft immer nur individuelle Situationen, weshalb man die Artikel zunächst nach den Symptomen hin durchlesen sollte, bevor ein Hotfix angefragt wird. Und im Zweifel hilft auch der Implementierungspartner.

hier hatte ich Euch von einem Outlook Absturz im Zusammenhang mit der Geburtstagsangabe 01.01.1970 bzw. vor diesem Datum liegende Angaben berichtet. Microsoft hat nunmehr den Hotfix hierzu unter dem KB-Artikel 948045 offiziell bereitgestellt. Der Hotfix muss zwar noch vom Support angefragt werden. Ich könnte mir jedoch vorstellen, dass dies von zahlreichen Administratoren in den nächsten Tagen erledigt werden dürfte, ist es doch nicht ungewöhnlich, dass ein Kontakt vor diesem Datum Geburtstag haben könnte.

Gleichfalls in diesem KB-Artikel enthalten zwei wichtige neue Registrierungsschlüssel und deren Bedeutung:

AppointmentSuppressReminders = Der DWORD Wert des Typs Dezimal bestimmt hierbei das Verhalten der Erinnerungsfunktion für Termine

TaskSuppressReminders = Der DWORD Wert des Typs Dezimal bestimmt hierbei das Verhalten der Erinnerungsfunktion für Aufgaben

Die Berechnungsformel, um Erinnerungen an Termine oder Aufgaben zu unterdrücken, die älter sind als 7 Tage:

7 x 24 x 60 x 60 = 604,800

Klar also, wie sich der Wert für 14, 30 oder gar mehr Tage errechnen lässt !

Wer die Schlüssel in der Registry nicht vorfindet, der kann sich diese erzeugen.

Kurze Wartezeiten in der Übermittlung des Hotfixes und schnelles Nachpflegen Eurer Geburtstagstermine wünsche ich Euch.

...es ist mal wieder an der Zeit, Euch eine Buchempfehlung zukommen zu lassen. Nachdem ich mich auf der VPC-Demo-Maschine mit den Dashboards des PerformancePoint-Servers näher beschäftigt habe, kann ich Euch folgendes Buch hierzu empfehlen. Wer den Einstieg in die Erstellung von Dashboards bekommen möchte, fühlt sich mit diesem Buch bestens informiert.

Ich werde in den kommenden Wochen in weiteren Beiträgen über die Erstellung von Dashboards mit Hilfe des PerformancePoint Servers auf meinem Blog einstellen.

Wer sich von Euch zunächst einmal grob orientieren möchte, was Ihr mit dem PerformancePoint Server schaffen könnt und was nicht, dem empfehle ich den Blick auf die offiziellen Microsoft Seiten. Hier die deutschen Seiten.

Allen Leseratten viel Spass bei dem Selbststudium und wer sich die Installation zunächst (er)sparen möchte, der findet den PerformancePoint-Server installiert auf der aktuellen Demo-VPC Maschine von Microsoft Dynamics CRM 4.0.